Narzędzia do przygotowywania faktur – przegląd najważniejszych funkcji
Wystawianie dokumentów sprzedażowych jest czynnością, która na prawdę często powtarza się według podobnego schematu, ale nie za każdym razem przebiega w identycznych warunkach. Zupełnie inaczej wygląda przygotowanie pojedynczej faktury dla stałego kontrahenta, a inaczej obsługa wielu zamówień pochodzących od różnorakich klientów. Z czasem ukazują się również sytuacje wymagające korekty danych, ponownego pobrania dokumentu albo sprawdzenia, kiedy dana faktura została wystawiona.
Właśnie przy takich czynnościach znaczenie ma sposób uporządkowania dokumentacji. Program do fakturowania online daje możliwość prowadzić wystawianie faktur w środowisku dostępnym przez internet, bez konieczności ograniczania pracy do jednego urządzenia. Równocześnie samo korzystanie z takiego rozwiązania nie zastępuje zasad dotyczących prawidłowego wystawiania i przechowywania dokumentów. Narzędzie jest wyłącznie częścią procesu, w którym istotne pozostają również dane znajdujące się na fakturze oraz sposób ich późniejszego zastosowania.
Przy codziennej pracy uwagę zwraca głównie liczba czynności wykonywanych przy każdym dokumencie. Jeśli każdorazowo trzeba od początku wpisywać dane nabywcy, adres, numer identyfikacyjny i informacje o sprzedawanych produktach albo usługach, przy większej liczbie faktur rośnie ryzyko pomyłki. Program do wystawiania faktur może przechowywać uprzednio wprowadzone informacje, dzięki czemu część danych można wykorzystać ponownie. Nie trzeba jednakże traktować zapisanych informacji jako niezmiennych. Kontrahenci zmieniają dane, a sposób rozliczenia dokładnie określonej transakcji może wymagać innych ustawień niż poprzednia sprzedaż. W praktyce warto zatem wyrobić sobie nawyk sprawdzania dokumentu przed jego zatwierdzeniem, w szczególności gdy faktura tyczy się nowego klienta, nietypowej dystrybucji lub korekty wcześniejszego dokumentu. Mała pomyłka na etapie tworzenia może w przyszłości oznaczać dodatkową pracę związaną z poprawieniem dokumentacji.
Osobną kwestią jest dostęp do historii wystawionych faktur. Przy kilku dokumentach odnalezienie dokładnie sprecyzowanej pozycji zwykle nie stanowi kłopotu, natomiast po kilku miesiącach liczba zapisanych faktur może być znacznie większa. Program do wystawiania faktur online powinien być więc oceniany także pod względem wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Znaczenie może posiadać sposobność filtrowania według daty, numeru, kontrahenta czy rodzaju dokumentu. Przydatna jest także sposobność pobrania faktury w odpowiednim schemacie, jeżeli już powinno się przekazać ją księgowości albo ponownie udostępnić nabywcy. Warto ponadto sprawdzić, jak rozwiązane jest przechowywanie dokumentów oraz czy użytkownik zachowuje dostęp do wcześniejszych faktur po zmianie urządzenia. W przypadku pracy kilku osób dochodzi jeszcze kwestia uprawnień. Nie każdy użytkownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego sposób organizacji dostępu powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków.
Fakturowanie online wpływa także na sposób przekazywania dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż i rozliczenia. Gdy faktura powstaje w systemie internetowym, nie powinno się opierać całego obiegu na papierowych kopiach, ale nadal niezbędne jest ustalenie, kto kontroluje dokument i kiedy trafia on do dalszego rozliczenia. Przy bardziej złożonej organizacji pracy ważne staje się unikanie sytuacji, w której jedna osoba koryguje dane kontrahenta, a druga korzysta ze starej informacji zapisanej uprzednio. Znaczenie moraz dostęp do internetu a także działanie samego systemu, ponieważ praca w środowisku online jest zależna od warunków technicznych. Dlatego przy ustalaniu procedury warto uwzględnić też sytuacje nietypowe, tj. wymaganie wystawienia korekty, odnalezienia starego dokumentu czy chwilowy brak dostępu do konta. Takie przypadki ukazują się rzadziej niż zwykłe wystawianie faktur, niemniej jednak właśnie wówczas najlepiej widać, czy przyjęty sposób organizacji dokumentacji odpowiada prawdziwym potrzebom.
Sprawdź także informacje na ten temat tutaj: system do faktur z ksef.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]