Operator logistyczny a obsługa zamówień i przygotowanie przesyłek
W przedsiębiorstwach, w których każdego dnia przyjmowane są dostawy i wykonywane są wysyłki, organizacja przepływu produktów szybko staje się rozbudowanym procesem. Nie chodzi tylko o znalezienie środka transportu. Należy ustalić, gdzie ładunek zostanie przyjęty, jak długo będzie przechowywany, kiedy zostanie przygotowany do wysyłki oraz jakie informacje muszą towarzyszyć mu na poszczególnych etapach.
Usługi logistyczne mogą obejmować zarówno pojedyncze czynności, jak i kilka powiązanych procesów. W praktyce różnica między nimi jest znacząca, ponieważ przy większej liczbie operacji każda dodatkowa czynność wpływa na czas oraz sposób obsługi kolejnych zleceń. Na przykład opóźnienie w przyjęciu dostawy może przesunąć kompletację, a to z kolei zmieni termin przekazania towaru przewoźnikowi. Takie współzależności są w szczególności widoczne tam, gdzie zapasy są niewielkie, a dostawy odbywają się często.
Jednym ze sposobności organizacji takich procesów jest przekazanie określonych zadań podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna może dotyczyć transportu, magazynowania, kompletowania zamówień, przeładunków lub obsługi zwrotów. Nie ma a dodatkowo konieczności przenoszenia wszystkich czynności oprócz przedsiębiorstwo. Na prawdę często pozostawia się wewnątrz te zadania, które wymagają bezpośredniej testom, a pozostałe przekazuje na zewnątrz. Przy takim podziale powinno się jednak dokładnie ustalić granice odpowiedzialności. Zupełnie inaczej może wyglądać obsługa towaru do momentu wydania z magazynu, a przeciwnie po przekazaniu go przewoźnikowi. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, ponieważ to właśnie przy zmianie terminu dostawy, uszkodzeniu opakowania czy różnicy w liczbie egzemplarzy najłatwiej zauważyć braki w procedurach. Im więcej stron uczestniczy w procesie, tym większe znaczenie ma jednoznaczne przekazywanie danych.
W rozbudowanych łańcuchach dostaw funkcję koordynacyjną może pełnić operator logistyczny. Zakres jego pracy uzależniony jest od przyjętego modelu współpracy i może obejmować kilka etapów, od przyjęcia towaru po jego wydanie do dalszego transportu. Istotne jest co więcej rozdzielenie czynności fizycznych od działań związanych z planowaniem i ewidencją. Samo przemieszczenie palety nie daje całkowitej informacji o stanie procesu, jeżeli nie wiadomo, kiedy została przyjęta, gdzie ją umieszczono i na jakie zamówienie ma zostać wydana. Z tego powodu w codziennej pracy dużą rolę odgrywa rejestrowanie operacji a także uaktualnienie danych. Przy niewielkiej liczbie przesyłek część informacji może być obsługiwana ręcznie, lecz wraz ze wzrostem liczby zleceń rośnie ryzyko pomyłek wynikających z przepisywania danych lub przekazywania ich z opóźnieniem. Sposób ewidencji powinien więc odpowiadać skali operacji, a nie być dobierany wyłącznie na podstawie przyzwyczajeń.
Na organizację procesów wpływa także charakter samego towaru. Produkty o dużych gabarytach zajmują więcej miejsca i wymagają innego sposobu przygotowania wysyłki niż niewielkie paczki, jednakże towary wrażliwe na temperaturę, wilgoć lub sposób ułożenia wymagają dodatkowych ustaleń. Znaczenie ma również sezonowość. Rozwiązanie wystarczające przy stałej liczbie zamówień może przestać odpowiadać prawdziwym potrzebom w okresie zwiększonego ruchu. Wtedy problemem staje się nie tylko i wyłącznie liczba aut, lecz też dostępność powierzchni magazynowej, pracowników i miejsc przeładunkowych. Z perspektywy organizacyjnej istotne jest zatem obserwowanie, gdzie powstają przestoje i z jakiego powodu. Czas oczekiwania na załadunek, wielokrotne przekazywanie tych samych danych czy konieczność ręcznego wyjaśniania rozbieżności mogą wskazywać na potrzebę zmiany sposobu prowadzenia poszczególnych etapów. W logistyce niewielka korekta jednego procesu może wpływać na kolejne działania, dlatego decyzje dotyczące organizacji transportu i magazynowania warto rozpatrywać w przyrównaniu do całego przepływu produktów.
Więcej informacji na stronie: outsourcing magazynowania.