Systemy Comarch – funkcje i obszary zastosowania w przedsiębiorstwach
Kiedy firma zaczyna wykorzystywać większą liczbę zamówień, dokumentów i operacji, coraz wyraźniej widać znaczenie sposobu, w jaki gromadzone są dane. Informacje dotyczące dystrybucji, magazynu, finansów czy klientów nie powinny być analizowane tylko jako oddzielne zbiory, ponieważ poszczególne procesy na prawdę często zależą od siebie. Z tego powodu przy wyborze narzędzia informatycznego istotne jest określenie, jakie zadania mają być wykonywane w systemie, a które pozostaną poza nim.
Oprogramowanie Comarch może występować w różnorakich wariantach i być wykorzystywane do obsługi odmiennych sekcji działalności, dlatego samo wskazanie programu nie rozwiązuje kwestii organizacyjnych. W praktyce bardzo dużo czasu zajmuje postanowienie, jak powinien wyglądać wymianę informacji. Przykładowo zamówienie może zostać utworzone przez dział sprzedaży, następnie trafić do magazynu, a później zostać powiązane z dokumentami księgowymi. Jeśli właściwie każdy z takowych etapów jest obsługiwany według innych zasad, wręcz sprawnie działające narzędzie może wymagać dodatkowych czynności po stronie użytkowników.
Przy planowaniu przeróbek warto zwrócić uwagę na dane, które przez lata gromadziły się w stosowanych uprzednio rozwiązaniach. Nie wszystkie informacje są równie obowiązujące i nie wszystkie muszą być przenoszone w takim samym zakresie. Szczególnej sugestie wymagają kartoteki produktów i kontrahentów, ponieważ duplikaty lub niejednolite nazewnictwo mogą w przyszłości utrudniać szukanie a także tworzenie zestawień. Problem pojawia się również wówczas, gdy te same dane są zapisywane w kilku miejscach, niemniej jednak w nieco innej formie. Przed migracją trzeba zatem ustalić, które źródło informacji jest właściwe i według jakich reguł dane zostaną uporządkowane. W przeciwnym przypadku błędy mogą zostać przeniesione do nowego środowiska. Nie za każdym razem jednak prawidłowe jest usuwanie starych rekordów. Część informacji może być potrzebna ze względów księgowych, kontrolnych lub historycznych, dlatego decyzja o ich archiwizacji powinna uwzględniać sposób późniejszego dostępu do tych danych.
Wdrożenia Comarch wymagają również ustalenia, jak konsumenci będą wykonywali własne codzienne zadania. Zmiana programu często oznacza zmianę kolejności czynności, sposobu zatwierdzania dokumentów lub zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Na etapie testów warto przeprowadzać nie tylko typowe operacje, lecz także sytuacje, które występują rzadziej. Zwrot towaru, korekta dokumentu, anulowanie zamówienia czy zmiana danych kontrahenta mogą przebiegać całkiem inaczej niż standardowa sprzedaż. Jeśli takie przypadki nie zostaną sprawdzone przedtem, problemy mogą pojawić się dopiero w trakcie normalnej pracy. Warto też obserwować, czy konsumenci rozumieją, skąd pobierane są dane i jakie konsekwencje ma ich zmiana. W pewnych sytuacjach trudność nie wynika z samej funkcji systemu, lecz z niejasnej procedury. W takiej okoliczności kolejne modyfikacje kodu niekoniecznie są potrzebne. Najpierw trzeba ustalić, czy problem dotyczy konfiguracji, danych, uprawnień, czy sposobu organizacji pracy.
Znaczenie ma także współpraca systemu z innymi wykorzystywanymi narzędziami. Dane mogą być przekazywane między programem sprzedażowym, magazynowym, księgowym, sklepem internetowym lub rozwiązaniami służącymi do obsługi innych procesów. Prawie każde takie połączenie wykonuje dodatkową zależność. Jeżeli już zmieni się struktura danych w jednym miejscu, może posiadać to wpływ na kolejne etapy przetwarzania. Dlatego podczas analizy warto sprawdzać nie tylko i wyłącznie to, czy pojedyncza operacja została utworzona prawidłowo, niemniej jednak też co dzieje się z informacją później. W przypadku oprogramowania Comarch szczegółowe znaczenie mogą mieć ustawienia poszczególnych obszarów, zakresy uprawnień a także sposób podmiany danych z rozwiązaniami zewnętrznymi. Po uruchomieniu systemu potrzebna jest więc obserwacja rzeczywistych procesów, ponieważ część zależności ujawnia się dopiero przy powszechnym użytkowaniu. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różny zakres prac, a ich przebieg zależy w głównej mierze od liczby użytkowników, ilości danych, stopnia skomplikowania procesów oraz liczby systemów, z którymi nowe rozwiązanie ma współpracować.
Źródło informacji: comarch dms.