Proces wdrażania systemu informatycznego a przygotowanie środowiska pracy
W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to jedynie kwestia techniczna. Jeżeli przedtem ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka sposobów, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw należy ustalić, które informacje są aktualne, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnych części działalności, dlatego zakres przygotowań zależy od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Zupełnie inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi dystrybucji, a inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle powiązane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane oprócz podstawowym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze znaczy to błąd organizacyjny. Nierzadko jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w współzależności od potrzeb, natomiast każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. Szczególnie łatwo przeoczyć zależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszak przemienić dane wykorzystywane w późniejszym czasie przez magazyn, księgowość lub osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych obowiązków, dlatego szkolenie oparte wyłącznie na ogólnym zademonstrowaniu sposobów systemu może nie odpowiadać prawdziwym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, ale też wiedzieć, jakie konsekwencje może mieć pominięcie określonego pola lub wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację skryptu, ale też zobowiązanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto przy tym uwzględnić sytuacje wyjątkowe, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy oryginalnych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się odcinek obserwowania jego zastosowania w rzeczywistych warunkach. Testy wykonane przedtem pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, ale nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w zwykłym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji albo zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wówczas elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu zadań oraz codziennych wyborów osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Źródło informacji: wdrożenia comarch łódź.